個人如何用時間管理軟件提升效率

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想過沒,為什么我們的工作效率總是不高?

工作效率的高低90%是靠個人的熱情和自覺自律。剩余的10%呢?

如保持良好的工作激 情和態(tài)度 。工作熱情確定可以很大程度上影響到工作效率,工作熱情就是工作態(tài)度,也就是我們從事某個工作的意愿度。一份工作你想不想做,投入多大的熱情去做,很大程度是由你的熱情決定的。你熱愛你的工作,你的工作態(tài)度自然就好,工作效率也就上去了。

其次是各種管理工具的使用 。俗話說得好,“工欲善其事,必先利其器”,選擇好的工具能使得事半功倍,而工具的使用就要求我們不懂莫裝懂,能夠虛心請教他人。自己懂的,也能不因自己的私利而無視工作同伴的求教,畢竟,每個工作都不是僅憑個人能力就能完成的 。工作本是一個集體項目,愉快的合作才能提高效率,好的軟件和工具就能如虎添翼。

最后是你的工作方法 。任何事情都有方法論,拿我自己來說,我每天從家里去團隊管理專家飛項軟件公司上班,我可以走路,也可以開車,可以地鐵公交,也可以騎車。如果你想高效,在不考慮交通的狀況下可能開車是最快的方法,走路是最慢的。提高工作效率其實就是在你思考什么是最好的、最便捷的方法。在平時工作中如何結(jié)合方法論進行落地呢?

利用四象限法則,做好輕重緩急規(guī)劃。

專家認為,一個好的方法是建立預約。建立了預約,自己的時間才不會被別人所占據(jù),從而有效地開展工作。我們也更好地將事情按照緊急、不緊急、不重要、不重要的安排和組合分為四個象限進行推進:

實際情況下,我們?nèi)绾螌?ldquo;四象限法則”運用到日常工作中呢?平時我們同事都用自己的軟件去做時間管理和事項待辦,這里主要用到的是飛項的“貼標簽”與“看板”功能。以我自己的部門來說,我們是產(chǎn)品部,會涉及到很多任務的同時推進。

首先,每個任務到來時,我們需要提前設置好時間,什么時候開始,什么時候結(jié)束,需要耗費多少時間,這更有利于我們明確自己將在這個事項中花費的時長,更好進行時間的分配與規(guī)劃,同時也幫助我們在提高效率,盡可能在規(guī)定時間內(nèi)完成事項。

接著,就是根據(jù)“四象限”針對該事項的緊急與重要程度進行判斷并貼標簽。我們產(chǎn)品經(jīng)理經(jīng)常在每天早上就會根據(jù)成員和團隊管理情況進行日程的安排,對重點和緊急的事項優(yōu)先馬上處理,然后才是其他事情。最后事項的創(chuàng)建頁面就會像這樣:

那把事項都這樣劃分好后,就會看到我當天的待辦事項面板就會是這樣的,該優(yōu)先做什么就非常清晰。

如果想根據(jù)“四象限法則”的劃分來看的話,也可以在飛項的自定義面板篩選創(chuàng)建四象限,輕重緩急在面板上一目了然,更有利我將時間進行優(yōu)先級分配,在任務截止前漂亮地完成項目。

當然,除了“四象限法則”外,還有很多時間管理方法,例如番茄工作法、GTD時間管理法……這里就不一一列舉了。提高個人的工作效率歸根到底還是個人的態(tài)度和用心程度,工具和軟件只是協(xié)助你做得更好更完美。如果你是一個時間和事項掌控者,那么你一定要用軟件幫你。

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