合思·易快報(bào)助力云海肴電子會計(jì)檔案試點(diǎn)完成正式驗(yàn)收

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今年2月，中式正餐連鎖品牌云海肴(北京)餐飲管理有限公司(以下簡稱“云海肴”)積極響應(yīng)由國家檔案局辦公室財(cái)政部辦公廳商務(wù)部辦公廳國家稅務(wù)總局辦公廳聯(lián)合發(fā)布的，關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的通知。

積極響應(yīng)國家政策的同時，云海肴對于自身企業(yè)所面臨的接收越發(fā)眾多電子發(fā)票的現(xiàn)狀提出了新的管理要求和管理標(biāo)準(zhǔn)。近日，云海肴借助合思·易快報(bào)推出的“易會檔”電子會計(jì)檔案管理平臺，正式通過了四部委組織的電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的驗(yàn)收。

傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理模式下，檔案管理的存儲成本和人力成本持續(xù)增加，面臨著易被偽造篡改、借閱困難等難題，合思·易快報(bào)推出“易會檔”電子會計(jì)檔案管理平臺，以推進(jìn)企業(yè)電子會計(jì)檔案建設(shè)為目標(biāo)，以增值稅電子發(fā)票全維度、全流程流轉(zhuǎn)管理為核心，支持紙質(zhì)發(fā)票等原始紙質(zhì)單據(jù)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和影像解決方案，支持可擴(kuò)展的自定義檔案歸檔方案，通過智能采集、智能制檔、無憂存儲、便捷利用的技術(shù)工具，解決了企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及各種檔案資料的編制、流轉(zhuǎn)、審批、監(jiān)管、檢查、歸檔、在線審閱等，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)無紙化管理。

此次，云海肴積極響應(yīng)國家政策號召參與試點(diǎn)工作，目的是解決企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員在電子化時代所面臨的票據(jù)報(bào)銷、入賬、歸檔的管理問題，期望能夠達(dá)成報(bào)銷歸檔全流程線上化，實(shí)現(xiàn)降本增效、規(guī)避風(fēng)險、提升檔案利用率、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心目標(biāo)。

合法合規(guī)為前提 真正滿足企業(yè)實(shí)際需求

 

作為云海肴戰(zhàn)略合作伙伴，合思·易快報(bào)推出的“易會檔”對本試點(diǎn)項(xiàng)目提供全程產(chǎn)品與技術(shù)支持服務(wù)。前期合思·易快報(bào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照試點(diǎn)要求，對云海肴項(xiàng)目進(jìn)行充分調(diào)研、討論、分析，基于優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、全面提升工作效率、降低發(fā)票管理風(fēng)險的考慮，結(jié)合合思·易快報(bào)產(chǎn)品現(xiàn)有審批流程、系統(tǒng)使用情況和改造成本效益等因素，最終確定出該試點(diǎn)方案。包括對相關(guān)硬件方面進(jìn)行升級，升級后硬件設(shè)備專用于試點(diǎn)項(xiàng)目。在軟件方面，則通過結(jié)合公司業(yè)務(wù)實(shí)際，對財(cái)務(wù)軟件升級改造并開發(fā)相關(guān)系統(tǒng)模塊，同時新增電子會計(jì)檔案系統(tǒng)。

合思·易快報(bào)始終明確此次試點(diǎn)項(xiàng)目必須要在完全滿足檔案局驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求的前提下，完全符合云海肴企業(yè)的實(shí)際使用需求，最終助力云海肴達(dá)成業(yè)財(cái)檔一體化建設(shè)的目標(biāo)。伴隨著云海肴試點(diǎn)項(xiàng)目驗(yàn)收完成，合思易會檔為其實(shí)現(xiàn)了兩大方面的管理功能，包括電子發(fā)票采集報(bào)銷入賬流程管理和檔案歸檔全流程管理。

? 電子發(fā)票采集報(bào)銷入賬流程管理

①發(fā)票信息采集： 手機(jī)/PC導(dǎo)入PDF/OFD發(fā)票、手機(jī)導(dǎo)入微信/支付寶卡包發(fā)票、掃描發(fā)票二維碼導(dǎo)入發(fā)票等，智能實(shí)時提取發(fā)票信息，Al技術(shù)智能關(guān)聯(lián)費(fèi)用類型。

②發(fā)票驗(yàn)真查重（價稅分離）： 導(dǎo)入發(fā)票時，系統(tǒng)自動對發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)真、查重、查連號、價稅分離，自動完成對發(fā)票驗(yàn)真與稅號校對工作，防止假票、錯票、被篡改發(fā)票和作廢發(fā)票入賬;自動與已報(bào)銷發(fā)票進(jìn)行重復(fù)比對，避免重復(fù)報(bào)銷，自動解析金額并分離發(fā)票金額和稅額。

③電子化報(bào)銷： 從申請到報(bào)銷到支付，都已實(shí)現(xiàn)對于提交、審批、稽核、支付的全流程電子化處理。提交人、審批人、財(cái)務(wù)人全程線上處理和流程驅(qū)動協(xié)同，對費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用預(yù)算，自動按照相應(yīng)規(guī)則精準(zhǔn)控制，支付數(shù)據(jù)直聯(lián)企業(yè)網(wǎng)銀，實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)支付。

④自動入賬： 與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)無縫對接，單據(jù)審核完畢后，系統(tǒng)將數(shù)據(jù)同步至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，自動生成記賬憑證，無需財(cái)務(wù)人員手工記賬。系統(tǒng)支持將報(bào)銷單、電子發(fā)票、附件等數(shù)據(jù)同步至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)記賬憑證，并可在線查詢預(yù)覽。

⑤一鍵歸檔： 與電子會計(jì)檔系統(tǒng)對接后，可按類別進(jìn)行電子資料的歸檔，裝冊、信息采集。自動寫入電子簽名，防止數(shù)據(jù)被篡改，系統(tǒng)配置及檔案的全鏈路操作日志留痕，任何操作皆可追溯。全流程遵循《會計(jì)檔案管理辦法》等系列政策、法規(guī)，充分保障合規(guī)性。

? 檔案歸檔全流程管理

①電子檔案管理： 對接業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)全生命周期管理;采集、歸檔、利用、移交、鑒定、銷毀等。

②實(shí)物檔案管理： 模擬實(shí)物檔案管理流程，輔助實(shí)物檔案系統(tǒng)化管理;管理流程包括歸檔、裝冊、電實(shí)匹配、上架、借閱、歸還、鑒定、銷毀等。

③基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理： 實(shí)現(xiàn)輸出數(shù)據(jù)配置管理，包括但不限于檔案室、檔案柜等。

④權(quán)限管理： 支持系統(tǒng)管理員、檔案管理員、財(cái)務(wù)人員及相關(guān)用戶功能及數(shù)據(jù)安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。

⑤日志管理： 實(shí)現(xiàn)日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息;對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理 提高企業(yè)效益

 

合思易會檔優(yōu)化了報(bào)銷業(yè)務(wù)審批流程，增加了自動歸檔智能組裝流程，大大減少了財(cái)務(wù)報(bào)銷歸檔環(huán)節(jié)，提高財(cái)務(wù)工作效率。獨(dú)立的電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理、對于檔案利用環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了多維檢索條件，可以高效便捷的檢索所需檔案，滿足檔案查詢需求，改變了原來實(shí)物檔案翻查的方式。

對外提供檔案也支持檔案借閱線上流程管理，借閱期限和權(quán)限管理，使得整個借閱流程可視可監(jiān)督，替換了原來純線下管理模式。針對檔案移交、檔案鑒定、檔案銷毀流程全程線上化可操作，可記錄，實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)檔案全生命周期閉環(huán)，從而更高效地提升了云海肴的企業(yè)效益。

采集即合規(guī)，從源頭規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險。 發(fā)票信息過程中自動完成發(fā)票查重驗(yàn)偽、抬頭稅號異常比對，針對客戶類發(fā)票進(jìn)行合規(guī)性校驗(yàn)，稅額提取，可抵扣性判斷，在提單環(huán)節(jié)將問題發(fā)票有效規(guī)避。

優(yōu)化流程，提高工作效率。 優(yōu)化了報(bào)銷業(yè)務(wù)審批流程，增加了自動歸檔智能組裝流程，大大減少了日常財(cái)務(wù)報(bào)銷歸檔的環(huán)節(jié)，提高了工作效率。

完善檔案利用場景，借閱流程可視可監(jiān)督。 支持檔案借閱線上流程管理，借閱期限和權(quán)限管理，替換了原來純線下管理模式。

權(quán)限隔離，無憂存儲。 通過電子檔案系統(tǒng)管理，在線上呈現(xiàn)完整檔案數(shù)據(jù)，通過組織數(shù)據(jù)分離，數(shù)據(jù)分布存儲，異地災(zāi)備，保證數(shù)據(jù)永久有效存儲，規(guī)避掉由于不可抗拒因素對實(shí)物檔案的侵襲，所造成的檔案消失為企業(yè)帶來不可逆損失。

通過智能收票、智能填單，完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)安全高效采集，通過影像，易快報(bào)與檔案系統(tǒng)的天然集成，實(shí)現(xiàn)企業(yè)所有相關(guān)會計(jì)電子檔案的全流程自動化生成，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)、檔案數(shù)據(jù)，通過業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、檔案一體化流程打通，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體業(yè)財(cái)檔一體化。

幫企業(yè)省錢，讓員工省事。合思·易快報(bào)以企業(yè)場景為核心，重構(gòu)數(shù)字化費(fèi)控，真正做到“讓工作更高效，讓經(jīng)營更有效”，持續(xù)幫助更多企業(yè)向全流程無紙化時代加速邁進(jìn)。

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