如何管理項(xiàng)目執(zhí)行與計(jì)劃的差距？

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作為項(xiàng)目經(jīng)理，無論你是在考慮失敗的個(gè)人預(yù)算，還是在考慮沒有計(jì)劃好的團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目，執(zhí)行差距都表明計(jì)劃與你所面對(duì)的現(xiàn)實(shí)脫節(jié)。當(dāng)你無法真正完成這些任務(wù)并實(shí)現(xiàn)目標(biāo)時(shí)，你就會(huì)遇到執(zhí)行差距。那么，你知道如何為項(xiàng)目制定這些策略和目標(biāo)以及最佳計(jì)劃嗎?

在項(xiàng)目管理中，這些脫節(jié)很常見。根據(jù)項(xiàng)目管理學(xué)院(Project Management Institute)的“職業(yè)脈搏”(Pulse of the Profession)調(diào)查，高層領(lǐng)導(dǎo)表示，只有60%的戰(zhàn)略計(jì)劃能夠達(dá)到目標(biāo)。

什么導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行差距？

項(xiàng)目執(zhí)行差距的潛在成因有很多，例如目標(biāo)和時(shí)間表過于宏大，對(duì)項(xiàng)目的愿景或目標(biāo)一知半解，甚至缺乏關(guān)鍵參與者的支持。其中一個(gè)最大的成因與項(xiàng)目的資源有關(guān)。資源是完成項(xiàng)目所需的人員時(shí)間和材料，可以包括特定部門或團(tuán)隊(duì)成員、時(shí)間和實(shí)際資料。

我們在做項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，會(huì)陷入憑空思考項(xiàng)目的陷阱，好像只要項(xiàng)目在進(jìn)行，就會(huì)是每個(gè)人唯一關(guān)注的焦點(diǎn)，這與現(xiàn)實(shí)背道而馳。項(xiàng)目受到其他日常職責(zé)和障礙的擠壓。當(dāng)我們以“天上掉餡餅”的態(tài)度計(jì)劃項(xiàng)目時(shí)，資源比我們想象的要稀缺得多。

你最終不得不競爭或按優(yōu)先順序列出你所需的資源，有時(shí)你只是在等待資源。這些瓶頸破壞了你最初制定的計(jì)劃和時(shí)間表。更糟糕的是，它們完全毀了你的項(xiàng)目。根據(jù)項(xiàng)目管理研究所的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，21%的項(xiàng)目之所以失敗是因?yàn)橘Y源有限或征稅。

項(xiàng)目執(zhí)行策略讓你沖過終點(diǎn)線

如何一勞永逸地縮小差距?這是一個(gè)至關(guān)重要的問題。下面是一些不同的策略，你可以用來增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目執(zhí)行力。

1.從一開始就達(dá)成共識(shí)

如果你一開始就不了解為什么要執(zhí)行某件事，那么執(zhí)行起來就會(huì)很困難。不過，只有55%的項(xiàng)目參與者認(rèn)為，他們非常清楚項(xiàng)目的商業(yè)目標(biāo)。

在項(xiàng)目開始之前，你需要讓所有人達(dá)成共識(shí)。從有效的啟動(dòng)會(huì)議入手，你可以在會(huì)議上討論項(xiàng)目目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃。給問題留出足夠的時(shí)間，這樣你就能主動(dòng)解決問題或疑慮。

也許你在想：“我們總是制定出人們可以參考的詳細(xì)項(xiàng)目章程”。試著問問你自己：你上一次費(fèi)勁地查閱冗長的文件僅為尋找簡單答案或方向是什么時(shí)候?不經(jīng)常這樣，對(duì)吧?

你最好創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目墻報(bào)，這個(gè)協(xié)作文檔概述項(xiàng)目正在解決的問題、范圍和任何潛在的知識(shí)差距。你的項(xiàng)目墻報(bào)是一份動(dòng)態(tài)文檔，可隨著項(xiàng)目的發(fā)展而變化。畢竟，項(xiàng)目成功執(zhí)行并不意味著，你的計(jì)劃不能隨著你的學(xué)習(xí)和進(jìn)步而改變。事情還是會(huì)發(fā)生，你需要保持靈活性。

2.項(xiàng)目交接計(jì)劃

在計(jì)劃跨職能項(xiàng)目時(shí)，假設(shè)在團(tuán)隊(duì)之間移動(dòng)項(xiàng)目很輕松，那就很容易操作。你可以想象接力賽中接力棒的無縫傳遞。

可悲的是，現(xiàn)實(shí)比你的想象要復(fù)雜得多。當(dāng)真正需要將項(xiàng)目移交給另一個(gè)團(tuán)隊(duì)時(shí)，有時(shí)需要進(jìn)行大量的摸索，有很多啟動(dòng)和停止。

那是因?yàn)槠渌麍F(tuán)隊(duì)不能一有機(jī)會(huì)就介入項(xiàng)目。記住這一點(diǎn)，在規(guī)劃時(shí)間線時(shí)，專門為交接設(shè)置緩沖時(shí)間是明智的。這給即將到來的隊(duì)伍留出跟上進(jìn)度的余地。

讓其他團(tuán)隊(duì)了解項(xiàng)目的最新狀態(tài)、變更等信息，這樣輪到他們接手時(shí)就不會(huì)盲目介入。這讓他們對(duì)事情的進(jìn)展有一點(diǎn)了解。

3.不要忘了多米諾骨牌效應(yīng)

還記得我們談?wù)撨^憑空計(jì)劃項(xiàng)目的陷阱嗎?你需要記住，你的項(xiàng)目要依賴和競爭有限資源。這就是為什么你需要在計(jì)劃階段發(fā)現(xiàn)任務(wù)或資源依賴性，以便在流程和時(shí)間線中立即對(duì)它們進(jìn)行解釋。

例如，你的項(xiàng)目中是否存在一個(gè)步驟，在檢查完其他幾個(gè)現(xiàn)行任務(wù)之后才能完成?這就是任務(wù)依賴性。你們公司的數(shù)據(jù)科學(xué)家是否真的時(shí)間安排有限，而你又受制于他的工作量?這是需要考慮的重要資源依賴。

主動(dòng)計(jì)劃這些事情可以幫助你執(zhí)行更完美的項(xiàng)目，尤其是當(dāng)你考慮項(xiàng)目失敗的常見原因時(shí)：

●不足資源預(yù)測(23%)

●有限資源(20%)

●任務(wù)依賴性(11%)

你還可以使用關(guān)鍵路徑方法(CPM)，確保你對(duì)時(shí)間線的看法是符合現(xiàn)實(shí)的。這聽起來像是沉重的負(fù)擔(dān)，但實(shí)際上很簡單。

基本上，你需要確定項(xiàng)目中最長的依賴任務(wù)串。將它們想象成一排多米諾骨牌。如果在這個(gè)關(guān)鍵路徑上發(fā)生延誤，則會(huì)使整個(gè)項(xiàng)目推遲。這可以幫助你了解哪些地方存在呼吸空間，哪些地方需要盡可能遵循時(shí)間表。

4.定期檢查進(jìn)度

你制定了一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，并與團(tuán)隊(duì)成員共享，現(xiàn)在可以假定一切都將準(zhǔn)備就緒。因?yàn)檫@就是項(xiàng)目順利進(jìn)行所需要的。

不完全是為了完成你的項(xiàng)目，你需要經(jīng)常監(jiān)控進(jìn)度，并在必要時(shí)糾正方向。你不僅需要在日歷上安排項(xiàng)目啟動(dòng)和總結(jié)會(huì)議，你還需要安排定期登記。

在這些會(huì)議中，你可以解決問題，清除任何困惑，并繼續(xù)推動(dòng)你的項(xiàng)目朝著正確的方向發(fā)展。你也可以要求團(tuán)隊(duì)提供關(guān)于項(xiàng)目如何開展的反饋，確保每個(gè)人都能被傾聽，并感覺自己是個(gè)有價(jià)值的貢獻(xiàn)者。

如果你在項(xiàng)目開始時(shí)建立了信號(hào)和度量(我們強(qiáng)烈建議這樣做)，那么這些會(huì)議也是徹底評(píng)估進(jìn)展的機(jī)會(huì)。

5.愉快地給項(xiàng)目提示

當(dāng)你所有周密的項(xiàng)目計(jì)劃都成為一種浪費(fèi)，沒有人會(huì)想要經(jīng)歷你所得到的挫敗感。好消息是你不是無助的。使用我們概述的項(xiàng)目執(zhí)行策略，可以幫助你避免將精力投入到充滿團(tuán)隊(duì)可能遇到的陷阱的計(jì)劃中，盡管你有最好的意圖。

即使應(yīng)用了這些新技巧，也要記住，這是個(gè)學(xué)習(xí)的過程。你無法完美執(zhí)行下一個(gè)項(xiàng)目，這沒有關(guān)系!你每解決一個(gè)問題，你就會(huì)不斷進(jìn)步。不久之后，你和你的團(tuán)隊(duì)將成為精干、高效的項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)器。

6.利用現(xiàn)代技術(shù)

現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件，如8MSaaS PM，可以幫助你在盡可能早的時(shí)間察覺項(xiàng)目的執(zhí)行差距。在某些情況下，現(xiàn)代項(xiàng)目管理還可以給你提供如何縮小執(zhí)行差距的建議。

8MSaaS PM項(xiàng)目管理軟件(http://www.8msaas.cn/)以WBS架構(gòu)帶動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行的全局掌控，以“動(dòng)態(tài)管理、實(shí)時(shí)共享”的先進(jìn)理論實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、資源、績效、風(fēng)險(xiǎn)等的有效跟進(jìn)，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始到項(xiàng)目完工的全過程，給予即時(shí)的監(jiān)控，提高企業(yè)項(xiàng)目管理者的項(xiàng)目管控效率。

8MSaaS PM內(nèi)含各種可視化以及計(jì)劃定義工具，可幫助企業(yè)快速厘清計(jì)劃優(yōu)先級(jí)，規(guī)劃項(xiàng)目發(fā)展較優(yōu)路徑。在8MSaaS PM中，計(jì)劃與執(zhí)行處于同步狀態(tài)，當(dāng)前的計(jì)劃實(shí)時(shí)反映項(xiàng)目成員最新的可交付成果及其完成情況。用戶可以追溯項(xiàng)目計(jì)劃的某條基線，或之前的某個(gè)快照版本信息，但用戶所使用與共享的當(dāng)前計(jì)劃都是唯一的。

項(xiàng)目需求變更時(shí)，8MSaaS PM會(huì)第一時(shí)間提示項(xiàng)目變更所帶來的影響及可能發(fā)生的連鎖反應(yīng)，會(huì)影響到什么，造成什么影響等，都能從系統(tǒng)中展現(xiàn)出來，方便項(xiàng)目管理者及時(shí)了解項(xiàng)目變更所帶來的影響，并及時(shí)作出應(yīng)對(duì)方案。

8MSaaS PM支持PC、移動(dòng)端登錄使用，用戶可以通過系統(tǒng)在線溝通及共享相關(guān)文件信息，并可通過郵件等的形式提醒相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，給予備注、提醒。關(guān)于8MSaaS PM的更多信息，歡迎申請(qǐng)系統(tǒng)演示!

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