為什么不建議企業(yè)采用手動(dòng)采購？

　 域名預(yù)訂/競(jìng)價(jià)，好“米”不錯(cuò)過

當(dāng)大多數(shù)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手已經(jīng)轉(zhuǎn)向電子采購，如果你還停留在手動(dòng)采購過程中，將會(huì)因效率較低而被甩在后面。

手動(dòng)采購過程有很大的出錯(cuò)空間。比如，發(fā)票常常是在沒有預(yù)兆的情況下到達(dá)的。從法律、IT安全到財(cái)務(wù)，都沒有人批準(zhǔn)購買。沒有人對(duì)購買的任何方面負(fù)責(zé)。

即使一家企業(yè)努力就如何購買企業(yè)產(chǎn)品提出具體的政策，也不能保證員工會(huì)遵守。讓我們來看看一個(gè)相當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)的手動(dòng)采購政策，主要適用于中小型組織來處理購買商品和服務(wù)。

第一步：?jiǎn)T工填寫一份采購申請(qǐng)單，并提交給部門主管審批。

第二步：部門主管批準(zhǔn)采購，并為請(qǐng)求的商品和服務(wù)創(chuàng)建采購訂單。(如果部門主管不批準(zhǔn)，他們可以返回請(qǐng)求項(xiàng)目的員工，并說明需要做哪些更改以獲得批準(zhǔn)。)

第三步：如有必要，部門主管將采購訂單發(fā)送給另一個(gè)人審批，例如在采購數(shù)量超過一定閾值的情況下。如果沒有，部門主管將采購訂單發(fā)送給采購團(tuán)隊(duì)，與供應(yīng)商一起處理訂單事宜。

第四步：收到訂單，供應(yīng)商提交發(fā)票。

第五步：應(yīng)付賬款部門必須通過書面追蹤來證明購買已被批準(zhǔn)，貨物和服務(wù)已按訂單收到，然后支付發(fā)票。

整個(gè)過程可能需要幾天，甚至幾周的時(shí)間，尤其是當(dāng)部分文件丟失，或者在某人休假時(shí)等待被處理的時(shí)候。

手動(dòng)流程依賴于紙質(zhì)或Excel

當(dāng)然，文件記錄在商業(yè)中很重要，但是文件也可能丟失或被銷毀。此外，每個(gè)目的完成后，必須在一段時(shí)間內(nèi)保留記錄，這意味著大量的辦公場(chǎng)所可能只是用來存放文件。

由于文件要經(jīng)過多個(gè)人的手，每一次交換都會(huì)留下出錯(cuò)和放錯(cuò)地方的機(jī)會(huì)。

這些手動(dòng)流程也依賴于團(tuán)隊(duì)成員來完成大部分工作——在基本采購流程的整個(gè)指揮鏈中，所有團(tuán)隊(duì)成員都忙于其核心工作職能。書面程序沒有考慮到對(duì)員工的影響，他們必須四處走動(dòng)，從一個(gè)或多個(gè)人那里獲得批準(zhǔn)簽名。

一般來說，這樣的工作量意味著團(tuán)隊(duì)成員會(huì)避免采取官方的采購路線。相反，他們得到口頭批準(zhǔn)購買。雖然這看起來是可行的，但它通常會(huì)讓應(yīng)付賬款對(duì)批準(zhǔn)和未批準(zhǔn)的項(xiàng)目一無所知——這使得在正確的時(shí)間獲得正確的發(fā)票支付變得更加困難。

手動(dòng)采購流程需要時(shí)間

由于員工花費(fèi)時(shí)間追蹤簽名——如果他們甚至按照寫好的政策執(zhí)行，以及創(chuàng)建采購請(qǐng)求和隨后的采購訂單所花費(fèi)的時(shí)間，企業(yè)就浪費(fèi)了大量時(shí)間。除了訂單處理前的時(shí)間之外，后端也有時(shí)間。

應(yīng)付賬款部門只會(huì)支付他們知道已批準(zhǔn)的發(fā)票。如果他們一到辦公桌上就隨意支付發(fā)票，一個(gè)組織可能會(huì)遇到一些重大的現(xiàn)金流問題。如果每一件東西都整理得很好，并在每一階段都核對(duì)無誤，應(yīng)付賬款部門就不必做太多工作了。但是，如果沒有書面記錄支持發(fā)票，他們必須花大量的時(shí)間追蹤每一個(gè)購買、是否批準(zhǔn)，然后花更多的時(shí)間來確保發(fā)票與采購訂單匹配，和這兩個(gè)文檔匹配實(shí)際得到的是什么，所以他們只支付你的要求和你所得到的。

這些額外的時(shí)間會(huì)在人工成本方面花費(fèi)金錢，并影響公司的發(fā)票處理成本。在一個(gè)采購量很大的組織中，一年下來，這會(huì)對(duì)企業(yè)的成本產(chǎn)生巨大的影響。

手動(dòng)采購流程成本更高

除了額外的人工成本外，依賴人工采購流程還會(huì)讓你的組織花費(fèi)更多的錢。如果在研究完成后，AP職員不能驗(yàn)證發(fā)票的合法性，他們無論如何都必須支付給供應(yīng)商。延遲付款通常伴隨著費(fèi)用和罰款，這將花費(fèi)更多的錢。延遲付款會(huì)損害與供應(yīng)商的關(guān)系，這可能意味著當(dāng)你需要某樣?xùn)|西時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己沒有供應(yīng)商。

不僅如此，還要考慮與紙張、打印機(jī)油墨和其他手工過程中需要的用品相關(guān)的額外成本。是的，你很可能在企業(yè)的其他地方得到這些資源，但印刷量太大意味著你會(huì)更快地使用這些資源，最終花在基本辦公用品上的錢會(huì)比使用電子采購系統(tǒng)要多。

電子采購的協(xié)作優(yōu)勢(shì)

電子采購系統(tǒng)使處理從采購到付款流程的所有部分變得更加容易。它允許更多的授權(quán)，因?yàn)榻M織中的其他人可以處理一些采購活動(dòng)。

下面我們以8Manage SRM電子采購系統(tǒng)為例，介紹組織成員如何在該平臺(tái)上進(jìn)行采購協(xié)作。

在8Manage SRM，采購團(tuán)隊(duì)可以自由地處理他們的工作職能的其他領(lǐng)域，他們可以自由地向供應(yīng)鏈中的多個(gè)供應(yīng)商發(fā)送更多的建議請(qǐng)求（RFP），并在進(jìn)入合同談判之前收集更多的信息。

采購人員可以花更多的時(shí)間來評(píng)估潛在的供應(yīng)商，借助8Manage SRM建立一個(gè)可靠的選擇流程、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)，最終選擇為企業(yè)提供最佳價(jià)值的供應(yīng)商，而不是因?yàn)樗麄兲峁┑膬r(jià)格最低而選擇他們。

8Manage SRM提供了一個(gè)成熟的合約管理框架，幫助管理復(fù)雜的采購合同。無論何時(shí)引進(jìn)新的供應(yīng)商，采購人員都可以把精力集中在合同授予和合同管理上，以確保供應(yīng)商或承包商履行他們的合同義務(wù)。他們的深入研究也確保了供應(yīng)商和公司之間沒有利益沖突。

使用8Manage SRM讓跟蹤采購進(jìn)展變得更簡(jiǎn)單、方便。員工可以通過電子郵件提交采購申請(qǐng)，只需點(diǎn)擊幾次，幾秒鐘內(nèi)就能獲得批準(zhǔn)，而不用花上幾天的時(shí)間去追逐批準(zhǔn)簽名。8Manage SRM的自動(dòng)審批流程可以根據(jù)美元閾值和你設(shè)置的其他控制，將請(qǐng)求發(fā)送給一個(gè)或多個(gè)人員。一旦批準(zhǔn)，請(qǐng)購單就會(huì)轉(zhuǎn)換為采購訂單，并可以通過EDI或電子文檔交換自動(dòng)發(fā)送給供應(yīng)商。

在 8Manage 直通式采購環(huán)境下，供應(yīng)商可自動(dòng)接收已審批的電子采購訂單。供應(yīng)商標(biāo)記訂單接收和發(fā)貨，然后發(fā)送發(fā)票。8Manage SRM采購自動(dòng)化使用一種稱為“三方匹配”的過程來匹配采購訂單、收到的貨物和發(fā)票，以確保一切都是正確的。任何不匹配的都被標(biāo)記以進(jìn)行手動(dòng)檢查。“三方匹配”加快了發(fā)票處理時(shí)間，因?yàn)閼?yīng)付賬款知道訂單已被批準(zhǔn)，發(fā)票已為付款進(jìn)行了清算。

一旦流程順利運(yùn)行，現(xiàn)金流處于可控狀態(tài)，應(yīng)付賬款團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該更容易及時(shí)支付發(fā)票。因此，你的組織可能能夠獲得提前付款折扣，從而為你節(jié)省資金。

企業(yè)還將在減少供應(yīng)成本、減少采購到付款周期錯(cuò)誤方面節(jié)省資金，并通過提高員工生產(chǎn)率和縮短生命周期時(shí)間而賺更多的錢。所以，企業(yè)最佳采購策略是，電子采購服務(wù)可以設(shè)置為與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程內(nèi)容相匹配，因此過程保持不變，但不再是手動(dòng)的，而是通過采購自動(dòng)化幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)降本提效。想了解企業(yè)采購管理的更多資訊，請(qǐng)關(guān)注8Manage：http://www.8manage.cn/

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