項目成功需要跨過的8個常見陷阱

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你知道哪些特定的問題和疑慮阻礙了你的項目團隊取得成功嗎? 在本文中，我們將討論八個常見的項目管理陷阱，這些陷阱會阻礙團隊成功交付項目結(jié)果。

1、不切實際的目標和期限

給團隊帶來噩夢的最大因素之一就是期望他們完成不現(xiàn)實的目標和期限。 當然，有時候要達到合規(guī)性必須滿足監(jiān)管的最后期限，但這不是我們談論的最后期限類型。

首先，通過查看日程表來為你的項目的成功做好準備。在開始項目之前快速查看日程表，將使你確定是否是啟動項目的好時機。如果一季度末通常充滿報告的截止日期或特定的交付成果，那么在這個時候開始一個項目是沒有意義的。

項目成功的一部分是為利益相關者樹立正確的期望。在完成項目范圍文檔并構(gòu)建了項目計劃后，將項目時間線與截止日期進行比較，以確定日期是否一致。如果時間超過了項目的截止日期，那么是時候增加資源，縮小范圍或協(xié)商新的結(jié)束日期。

2、目標不明確

目標和范圍聲明是所有項目管理的基礎。團隊參考這些文檔以幫助他們了解項目的內(nèi)容：

-總體目標

-負責方

-要求

-可交付成果

-預算

在定義項目范圍時，請咨詢項目發(fā)起人和每個利益相關者，以確定他們的需求和期望。 這樣做將使你能夠：

-公開缺少的需求

-提供更現(xiàn)實的時間表

-避免范圍蔓延

-減少變更單數(shù)量

制定適當?shù)姆秶f明后，請確保已得到項目發(fā)起人和個人利益相關者的審核和批準。 請記住，項目的成功與否取決于團隊能否滿足項目范圍說明書中定義的要求和可交付成果。

3、構(gòu)思不佳的項目計劃

沒有計劃的項目就像在不檢查地圖的情況下進行公路旅行。沒有地圖，你有可能在到達目的地之前拐錯幾個彎。但是，僅僅擁有一個項目計劃是遠遠不夠的?；c時間思考一下滿足你的項目要求必須執(zhí)行的所有任務。經(jīng)過深思熟慮的項目計劃不僅要列出需要完成的任務，還要回答以下問題：

-執(zhí)行每項任務需要多長時間?

-應該按什么順序執(zhí)行任務?

-是否有可以并行執(zhí)行的任務?

-某些任務是否需要完成其他任務?

-應該為誰分配任務，他們有空嗎?

這些問題你無法憑空回答。制定切合實際的項目計劃需要與你的團隊成員、項目發(fā)起人以及管理過類似項目的所有同事進行協(xié)商。

4、范圍蔓延

范圍蔓延是項目管理的禍害。范圍蔓延通常是由于缺少要求或變更管理流程不足而發(fā)生的。即使在最佳項目中，當收到新信息或條件發(fā)生變化時，范圍也可能需要更改。

要處理范圍變化，請首先評估更改將如何影響項目的范圍、預算和時間表。如果無法擴展項目時間表，是否會增加更多資源或縮小范圍來保持項目進度? 一旦評估了影響，請記錄下更改及其影響，然后將權(quán)衡結(jié)果提交給項目發(fā)起人和其他利益相關者以供批準和簽字。

5、資源不足

超時工作會對項目可交付成果的質(zhì)量產(chǎn)生負面影響，這一點已經(jīng)被一再證明。不要指望你的團隊能夠彌補資源的不足。

在制定項目進度表時，請考慮：

-假期和其他不在辦公室的時間

-并行項目需求

-會議、時間跟蹤和其他會影響他們做項目工作的職責

請記住，每周工作40小時并不等于項目時間的40小時。

6、溝通不暢

團隊合作的中心是溝通。始終保持溝通暢通非常重要，因為缺少溝通會影響可交付成果的質(zhì)量并導致錯過日期。

為你的團隊選擇合適的溝通媒介。例如，電子郵件不是討論項目過程中出現(xiàn)的問題的最佳方法。在電子郵件中跟蹤討論線程非常耗時，并且不是解決問題的最有效方法。電子郵件最適合用來向團隊傳遞重要信息。

安排團隊的定期檢查。會議安排的頻率在一定程度上取決于你用來跟蹤項目任務的工具以及項目的復雜性。如果你使用了項目管理工具使團隊成員實時更新其狀態(tài)，發(fā)布問題和評論并跟蹤他們的時間，則可以減少會議的次數(shù)和頻率。

7、缺乏問責制

你和你的團隊應對你所承擔的項目的成功或失敗負責。問責既需要透明度和溝通。如果團隊成員的進度(或缺乏進度)是可見的，并且有責任報告其任務狀態(tài)，則他們更有可能遵守承諾。定期與項目團隊會面，以審查項目狀態(tài)并應對所有影響團隊完成任務能力的障礙。

8、沒有可靠的項目管理工具

項目計劃和跟蹤涉及大量動態(tài)和相互關聯(lián)的數(shù)據(jù)。由于信息的豐富性、動態(tài)性、互連性和細節(jié)性，信息的復雜性很容易超出人類記憶、大型白板或諸如Excel之類的靜態(tài)電子工具的能力。

通過現(xiàn)代項目管理軟件來提高你團隊的項目生產(chǎn)力是明智的。比如，8Manage敏捷大項目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/agile-largeproject.html)，能夠用于項目計劃、時間管理、資源分配、預算以及實際成本跟蹤和變更管理等，助你克服項目常見障礙，全面滿足項目團隊管理需要。

8Manage為你提供輕松規(guī)劃，跟蹤和重新規(guī)劃功能，可以指導你順利地完成整個項目過程：

-為最終目標建立基線，系統(tǒng)自動計算最終目標的完成率;

-自動化審計跟蹤項目進度，透明度和滿意度獲得提高;

-創(chuàng)建責任明確的工作分解結(jié)構(gòu)，可以微調(diào)滿足需求所需的資源;

-項目信息與業(yè)務實時聯(lián)動，擁有單一事實版本的當前計劃和狀態(tài);

-持續(xù)集成流程和日常健全測試，減少溝通障礙并及時糾錯;

-控制可交付成果質(zhì)量，可視化數(shù)據(jù)有助對項目成果匯報。

項目管理陷阱并非不可避開，項目團隊需要有意識且掌握正確有效的方法解決這些障礙，才能獲得項目成功。現(xiàn)代項目管理軟件是最有用的工具之一，可以幫你很好地應對項目挑戰(zhàn)。8Manage 敏捷大項目管理軟件最大的特點是解決大型項目與最終目標脫離的問題，推動你的項目成功交付。詳細解決方案請聯(lián)系我們獲取。

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