項(xiàng)目管理辦公室(PMO)是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，項(xiàng)目管理辦公室的存在有助于確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。想知道企業(yè)如何組建項(xiàng)目管理辦公室(PMO)嗎?本文將告訴你答案。
首先，你可以簡單地將其視為一個(gè)項(xiàng)目，遵循類似的過程：從計(jì)劃開始，對具體情況做出回應(yīng)，同時(shí)實(shí)施計(jì)劃;找個(gè)人支持這個(gè)計(jì)劃，理想情況下是具備變更管理知識的管理層成員。此人必須完全了解PMO，充分相信PMO的好處，然后積極推動(dòng)PMO的組建過程。
接下來，你可以遵循以下步驟來組建項(xiàng)目管理辦公室PMO。
步驟1：分析情況
首先，分析當(dāng)前狀況，檢查項(xiàng)目管理方法、過程和用于發(fā)現(xiàn)弱點(diǎn)跡象的工具。另外，對正在進(jìn)行的項(xiàng)目進(jìn)行同樣的分析。同時(shí)，你要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)完整的、最新的信息項(xiàng)目列表，并在可能的情況下進(jìn)行優(yōu)先排序，確定誰正在做什么。
借助這些信息，你可以記錄企業(yè)大多數(shù)項(xiàng)目管理人員的情況，這是以后你對PMO改進(jìn)時(shí)所要參考的關(guān)鍵文件。但請記住，在報(bào)告中要謹(jǐn)慎，不要忽略積極因素，因?yàn)榇诉^程可能會變得非常政治化，惹是生非對誰都沒有好處。
分析利害關(guān)系人，確定PMO的目標(biāo)。首先，你必須識別利害關(guān)系人，找出他們希望獲得的好處。利害關(guān)系人可以是管理層、高管、項(xiàng)目經(jīng)理、控制員，甚至是工作人員。他們都想知道價(jià)值是什么，所以你必須從一開始就說清楚。
步驟2：制定計(jì)劃
首先，定義PMO的職責(zé)范圍、等級位置和能力要求。了解它的任務(wù)和服務(wù)是什么，例如，PMO是按要求提供工具的服務(wù)單位，還是為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)和支持以確保項(xiàng)目質(zhì)量而設(shè)立的。
PMO可以負(fù)責(zé)許多領(lǐng)域，以下是其中的一些領(lǐng)域：
●培訓(xùn)和指導(dǎo)，關(guān)注項(xiàng)目成員和團(tuán)隊(duì)的人員發(fā)展;
●運(yùn)營支持，舉辦研討會或臨時(shí)擔(dān)任項(xiàng)目控制員;
●方法和過程，可能包括項(xiàng)目管理工具;
●項(xiàng)目搭建和實(shí)施，選擇項(xiàng)目并通過成本效益分析和其他條件確定優(yōu)先級。
一開始不要讓你的PMO超負(fù)荷，為了確保工作高效，請讓PMO只負(fù)責(zé)一兩個(gè)職責(zé)范圍。你的利害關(guān)系人可能想讓它承擔(dān)太多職責(zé)和任務(wù)，因此請與他們討論現(xiàn)實(shí)目標(biāo)和實(shí)際的前進(jìn)方向。
請記住，PMO是企業(yè)的新實(shí)體，因此要花很多時(shí)間才能變得司空見慣。這會有一個(gè)學(xué)習(xí)曲線。確保向所有員工介紹PMO，并簡要介紹PMO的職責(zé)。這能提供清晰度，推進(jìn)PMO的服務(wù)，方便人們使用。
步驟3：實(shí)施計(jì)劃
就像你處理其他項(xiàng)目計(jì)劃一樣，一步步推進(jìn)，提供IT基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，完成PMO人員培訓(xùn)。專注于變更管理，因?yàn)檫@是基本任務(wù)之一。你希望鞏固企業(yè)支持，因此重申實(shí)施PMO的有益理由并沒有什么壞處。
你可以在公司內(nèi)網(wǎng)或其他最佳平臺或場地傳達(dá)PMO的職責(zé)范圍。無論你如何傳達(dá)這些信息，一定要包括以下三個(gè)內(nèi)容：
●PMO的服務(wù)是什么
●公司項(xiàng)目管理的流程
●團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人是誰
一旦你開始運(yùn)作，內(nèi)部員工會承擔(dān)全部責(zé)任，如果PMO由外部咨詢公司設(shè)立，這個(gè)新的項(xiàng)目辦公室必須說服所有利害關(guān)系人PMO帶來的好處。這通常會帶來以下場景：
場景1：早日成功，利害關(guān)系人感到高興。
場景2：幻滅期，這在實(shí)施新的結(jié)構(gòu)或權(quán)能后并不罕見，但會引起一些懷疑。
場景3：PMO逐漸在企業(yè)文化中確立自己的地位，最初的懷疑態(tài)度演變?yōu)榻ㄔO(shè)性合作。
使用現(xiàn)代PMO軟件
如果想讓組建PMO更成功，你應(yīng)該使用現(xiàn)代化PMO軟件，來規(guī)范整個(gè)PMO流程，充分發(fā)揮工作效能。管理PMO需要處理大量的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，如果不利用PMO軟件，組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行將會變得困難。
8Manage PMO多項(xiàng)目管理軟件(http://www.8manage.cn/pm/pmo.html)支持項(xiàng)目組合與項(xiàng)目策略管理，幫助 PMO 管理者高效地管理項(xiàng)目目標(biāo)，協(xié)作，承諾以及在目標(biāo)導(dǎo)向的多項(xiàng)目環(huán)境下最為關(guān)鍵的控制點(diǎn) —— 投資。8Manage PMO 包含單個(gè)項(xiàng)目管理所需的功能，并且所有單個(gè)項(xiàng)目的信息會實(shí)時(shí)自動(dòng)地聚合到 PMO 層，確保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性，提高管理效率。
關(guān)于PMO的最后想法
如前所述，PMO成功與否取決于是否任命合適的人來進(jìn)行推廣。有時(shí)，PMO不得不要求進(jìn)行不受歡迎的變革，因此，要使PMO成功，唯一的方法是獲得管理層的支持、明確界定的職責(zé)和權(quán)能。
然后是企業(yè)文化，PMO可能需要一些時(shí)間才能順利在企業(yè)中安頓。為了使過渡順利進(jìn)行，項(xiàng)目環(huán)境必須透明。因此，如何在公司文化中應(yīng)用透明度，將會幫助公司，也會成為阻礙。
不過，一旦組建PMO且PMO開始使你的項(xiàng)目受益，你會發(fā)現(xiàn)它是整個(gè)企業(yè)不可或缺的一部分。它為成功提供支持，為可能并不總是了解整體情況的項(xiàng)目經(jīng)理提供概覽，使他們能夠?yàn)楣竞蛨F(tuán)隊(duì)做得更好。
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