8Manage：為什么通過電子招采可以節(jié)約醫(yī)療成本？

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招采部門可能不是醫(yī)療機構(gòu)中最耀眼的領(lǐng)域，但它的新技術(shù)投資可以對病患護理和財政業(yè)績產(chǎn)生重大影響，通過電子招采可以有效節(jié)約醫(yī)療成本。

按照傳統(tǒng)，招采團隊要花無數(shù)個小時手動訂購物資;在某些醫(yī)院，員工每次拿東西都要走一遍流程，但在緊急情況下這很難實現(xiàn);庫存沒法總是準(zhǔn)確上報，或者庫存總是不足，最終導(dǎo)致手續(xù)延期和成本增加。

因此，招采部門非常贊成數(shù)字化轉(zhuǎn)型，轉(zhuǎn)向電子招采系統(tǒng)(http://www.8manage.cn/supplier/tender.html)。大多數(shù)的部門主管表示，這將對他們的供應(yīng)鏈產(chǎn)生影響。但目前企業(yè)自動化流程還沒有全面普及，招采主管必須向醫(yī)療機構(gòu)的財務(wù)部門證明自動化的價值，才能提高流程效率。

分解成本節(jié)約

財務(wù)部門最關(guān)心的是一件事：企業(yè)的財務(wù)底線。如果應(yīng)用程序沒有很好的財務(wù)意義，也就沒有商業(yè)意義。在醫(yī)療保健行業(yè)尤其如此，利潤率壓力可能導(dǎo)致短期投資縮水，而這些短期投資將在長期內(nèi)獲得回報。

這種節(jié)約使得招采部門很難立即證明自動化項目的合理性。但他們可以通過展示技術(shù)如何降低成本、風(fēng)險和浪費來證明其價值，尤其是在數(shù)據(jù)管理方面。招采系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)質(zhì)量至關(guān)重要，系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸也是如此。

以往招采專業(yè)人員通常依賴于手動、重復(fù)的工作區(qū)。從表面上看，對于采購專業(yè)人員來說，打開一封電子郵件，在附件中下載一份Word文檔，找到一條關(guān)鍵信息，將這些數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，這似乎不是一種負(fù)擔(dān)。但是，如果你考慮到重復(fù)執(zhí)行該任務(wù)所需的時間，就會明白這導(dǎo)致他們損失大量的工作時間，并容易發(fā)生人為數(shù)據(jù)輸入錯誤的情況。

繁重而昂貴的手動活動給現(xiàn)代醫(yī)療機構(gòu)帶來了壓力，而自動化是解決這些重復(fù)性問題的答案。下面我們將以8Manage SRM電子招采系統(tǒng)為例，詳細(xì)了解電子招采自動化幫助醫(yī)療機構(gòu)節(jié)省招采成本的三種方式。

① 供應(yīng)商數(shù)據(jù)管理

醫(yī)療保健領(lǐng)域普遍存在著一個問題：大多數(shù)招采組織在不同的供應(yīng)商中接收各種格式的數(shù)據(jù)，然而供應(yīng)商記錄太多，無法主動維護主數(shù)據(jù)。

醫(yī)療招采部門在這方面很有負(fù)擔(dān)，因為對藥品、設(shè)備和其他重要物資進(jìn)行維護和登記的精確性實際上意味著生與死的差別。雪上加霜的是，供應(yīng)商數(shù)據(jù)容易發(fā)生變化，手動更新的錯誤率自然很高。

好在高效的8Manage SRM電子招采系統(tǒng)自動化可以應(yīng)用于檢查供應(yīng)商的聯(lián)系信息。舉個例子，招采部門在其供應(yīng)商記錄中發(fā)現(xiàn)26.4%的錯誤率。為了糾正這些錯誤，8Manage SRM電子招采自動化會向這些供應(yīng)商發(fā)送一個標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)頁表單，請求更新信息。隨后更新記錄系統(tǒng)，不需要任何手動數(shù)據(jù)輸入。

將26.4%的錯誤率乘以系統(tǒng)中的供應(yīng)商數(shù)量，使用保守的100美元的錯誤成本估值，就能得到每1,000個供應(yīng)商節(jié)省2.64萬美元成本的保險估算。

② 采購訂單處理

從輸入請購單到多級審批，再到最終轉(zhuǎn)換，完全處理采購訂單(PO)的總成本很容易被低估。但是8Manage SRM電子招采系統(tǒng)可以分析現(xiàn)有數(shù)據(jù)，估計訂單審批通過的可能性，然后自動審批高于預(yù)定置信水平的訂單。所以，要計算潛在的節(jié)省，可以從采購訂單處理成本開始。

舉個例子，我們使用報告的中值和世界級值，分別為162.08美元和35.88美元。這些價值的差異給我們提供的節(jié)省值，每個采購訂單節(jié)省126.22美元。將此值乘以企業(yè)在一年內(nèi)處理的PO數(shù)量，計算出每1000個PO每年可節(jié)省12.622萬美元。

同樣，擁有機器學(xué)習(xí)功能的8Manage SRM也可以被應(yīng)用于預(yù)測性排序，這在醫(yī)療保健行業(yè)是一個特別有價值的好處，因為突發(fā)情況的性質(zhì)使得很難估計每個月需要多少給定的物資。醫(yī)療機構(gòu)往往會在準(zhǔn)備階段過多訂購物資，但這會導(dǎo)致庫存過期和計劃無效。

8Manage SRM幫助醫(yī)療機構(gòu)輕松地處理不同類型的采購需求，若需要采購的物料有庫存，可優(yōu)先使用現(xiàn)有庫存。系統(tǒng)實時審計存貨并檢測最低庫存，自動提醒相關(guān)人員進(jìn)行補貨，讓醫(yī)院不再缺少設(shè)備和藥品，從而避免緊急采購情況的發(fā)生。這能大大減少用于庫存盤點、訂購和跟蹤過期物品的時間。

③ 增加管理下的支出

自動化使你的企業(yè)能夠利用來所有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，進(jìn)行更好的支出分析。這些報告可以完全自動化，并與正確的決策者共享，以便快速獲得審批。有研究報告表明，增加管理下的支出(SUM)，每多花一美元，可以節(jié)省6%到12%。

在本例中，我們使用Chief Purchasing Officer Rising研究報告的數(shù)據(jù)——SUM平均為53.6%，世界級的SUM平均為89.1%，這些數(shù)字之間的差異是提高你的SUM的潛在機會。乘以上述每一美元的最低儲蓄額(6%)，就可以得到你總支出中每一美元的潛在儲蓄額。通過提高SUM， 在每1000萬美元的年度支出中，企業(yè)平均可以節(jié)省21.3萬美元。

8Manage SRM電子招采系統(tǒng)支持在合同下進(jìn)行費用的預(yù)算以及記錄實際開支，成本信息資源可以共享。系統(tǒng)幫助醫(yī)院加強財務(wù)內(nèi)部審計，全面監(jiān)督醫(yī)院的財務(wù)活動，強化風(fēng)險防范，減少資金損失。

對于任何現(xiàn)代醫(yī)療招采部門來說，數(shù)據(jù)是做出積極、知情的支出決策的關(guān)鍵。在手動完成工作的組織中，醫(yī)生和保險公司工作人員獨自進(jìn)行決策——通過電話和面對面溝通。但當(dāng)所有的財務(wù)數(shù)據(jù)無縫流動時，SUM和效率以及病人護理都得到了改善。

④考慮自動化的人為因素

招采部門都是有價值的、技術(shù)熟練的專業(yè)人員，但人類員工并非永不犯錯。在醫(yī)療保健行業(yè)，86%的錯誤都屬于行政方面。比如浪費時間、無意中引入錯誤等等，這些都會打擊他們的士氣，并影響他們對公司的貢獻(xiàn)。

相反，使用自動化的員工有時間關(guān)注工作中的人為因素，比如建立聯(lián)系和改善客戶體驗。即使你的醫(yī)療保健公司只能將招采過程中的一個步驟自動化，這對員工來說也少了一件煩人的事。

自動化對招采部門的好處并不會都在一夜之間發(fā)生，但正確的電子招采系統(tǒng)的應(yīng)用，確實能夠減輕醫(yī)療機構(gòu)日常工作強度、提高采購效率并節(jié)省醫(yī)療成本，更好地為臨床醫(yī)療、科研、教學(xué)工作服務(wù)，對促進(jìn)醫(yī)療機構(gòu)和諧穩(wěn)定的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。聯(lián)系我們獲取更多節(jié)約采購成本的自動化解決方案吧。

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