8Manage：如何優(yōu)化醫(yī)院招標采購流程？

　 域名預訂/競價，好“米”不錯過

隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深化,醫(yī)院的招標采購管理工作逐漸成為重點工作之一。醫(yī)院招標采購工作是一項政策性、專業(yè)性、技術性很強的工作,優(yōu)化招標采購流程對醫(yī)院節(jié)約成本、提高效益有著重要意義,也是滿足人民群眾對醫(yī)療衛(wèi)生需求的有力保障。

醫(yī)院的采購范圍涉及多個領域所需的設備和用品,從護理區(qū)(急診室、手術室、接生房、產(chǎn)房、病房等)、服務(化驗室、藥房、放射室、手術室等)、到醫(yī)護人員(臨床、辦公室和支持)等等。醫(yī)院招采團隊需要用最佳的方式尋源、談判和獲得招采服務、設備和用品。在正確的時間,用正確的價格,在正確的地點,按正確的數(shù)量,為正確的病人提供正確的產(chǎn)品,這需要系統(tǒng)、流程和控制。

一、醫(yī)院招標采購需求的主要來源

1、常規(guī)訂購

“常規(guī)訂購”是指采購屬于醫(yī)院藥品清單中指定的藥品。不管是在常規(guī)情況下,還是在危機發(fā)生時,醫(yī)院都有永久提供服務的義務。因此,招采過程中只有邊際容錯是可接受的。醫(yī)院需要精細的機制來管理整個供應鏈。醫(yī)院采購常規(guī)藥品的一般訂購流程是關鍵性任務,對應供應鏈運作參考模型中的采購庫存產(chǎn)品。

常規(guī)訂購的基本流程如下:

① 當出現(xiàn)藥品需求時,護理人員檢查病房倉庫是否有所需的藥品。

② 如果有庫存,就為病人準備所需藥品,如果沒有,就向藥房發(fā)送內部訂單。

③ 藥劑師接收和審核內部訂單后,搜索醫(yī)院的藥房倉庫,查找所需藥品。

④ 如果有庫存,藥品就準備在內部交付,并運送到相應的病房。如果沒有,藥劑師會在供應商庫中尋找合適的供應商,向既定供應商發(fā)出所需藥品的采購訂單。

⑤ 一段時間后,醫(yī)院藥劑師從供應商處收到所需藥品。

⑥ 最后,這些藥品被送往病房,為病人的治療做準備。

2、特殊申請

“特殊申請”是指采購不屬醫(yī)院范圍的藥品。由于人員的流動性越來越大,醫(yī)院面臨著如何確保病人臨床護理的連續(xù)性的挑戰(zhàn)。由于公立醫(yī)院有永久提供服務的義務,因此對不屬于醫(yī)院業(yè)務范圍的藥品的需求非常普遍。所以,用于特殊申請的訂購流程在醫(yī)院中變得越來越重要。

特殊申請的基本流程如下:

① 當特殊藥品的需求出現(xiàn)時,醫(yī)生會填寫一張?zhí)幏?上面有所需藥品的一般信息。

② 醫(yī)生或護理人員直接將處方送到醫(yī)院藥房。

③ 藥劑師收到處方,檢查是否有錯誤。

④ 如果處方有不妥(如劑量不清楚),會被退還給申請者。醫(yī)生對處方進行分析,并做出必要更改。隨后,處方會再次被送到藥房。

⑤ 如果處方有效,藥劑師會針對藥品尋找合適的供應商。然后向新供應商或既定供應商發(fā)送所需藥品的采購訂單。

⑥ 一段時間后,醫(yī)院藥劑師從供應商處收到所需藥品。

⑦ 下一步,藥品準備在內部交付,并和運輸?shù)讲》俊?/p>

⑧ 最后,護理人員收到所需藥品,為病人準備治療用藥。

二、目前醫(yī)院招標采購存在的問題

1、大量用紙(如人工申請和采購訂單、紙質定價信息);

2、多種產(chǎn)品處理活動(如常規(guī)藥品和特殊藥品的兩個子流程);

3、庫存占用成本過高(如人工錄入和產(chǎn)品信息更新);

4、冗長的產(chǎn)品訂購和交付周期時間(如當處方不完整時,多個流程迭代);

5、數(shù)據(jù)質量問題(如關于產(chǎn)品位置和產(chǎn)品利用率的信息很少);

6、 處理質量問題(如庫存控制不足,沒有現(xiàn)成的反饋循環(huán)表明患者是否有效獲得合適藥品);

7、與供應商的接口開發(fā)不完善(即供應商是個不可預測的黑盒子)。

三、改進醫(yī)院招標采購流程的建議

1、加強招標環(huán)節(jié)的組織管理

醫(yī)院招標文件的制作要嚴謹、細致、規(guī)范和合法,一份高質量的招標文件要能夠充分表達采購方的意圖和需求。醫(yī)院需要完善招標采購監(jiān)督約束機制,充實監(jiān)督隊伍,對影響采購人和中標人利益的不公正條款及時提出,監(jiān)督雙方順利履行合同,促進雙方合作共贏。

2、加強采購預算管理和采購成本控制

醫(yī)院應加強前期調研工作,盡量細化預算到每個項目,相對準確地預估購置項目的價格范圍。對于較大金額的采購項目需單獨編制預算;對于較小金額的項目,應盡量集中起來統(tǒng)一采購,擴大采購規(guī)模,這樣有利于爭取到最優(yōu)惠的價格,節(jié)約成本。

3、實施電子招標采購系統(tǒng)

使用專業(yè)的電子招標采購系統(tǒng)會帶來持續(xù)性好處,比如8Manage SRM電子招采系統(tǒng)(http://www.8manage.cn/supplier/supplier.html),有利于醫(yī)院與供應商的協(xié)作以及供應商管理,提高數(shù)據(jù)質量(如準確性、及時性、正確性的產(chǎn)品和供應商主數(shù)據(jù))和流程質量(如在整個過程中保持訂單狀態(tài)的透明度)。8Manage SRM提供采購需求管理、采購訂單管理、庫存管理,實時開支分析等等,支持全流程電子招投標,有助于醫(yī)院實現(xiàn)招投標的全過程監(jiān)控,降低招投標、管理、時間等交易成本。

四、結語

作為政府財政支出的重要組成部分,醫(yī)院采購工作的不斷規(guī)范和完善至關重要。通過電子招標采購方式,有效規(guī)范醫(yī)院采購行為,保證采購的“公平、公正、公開”,降低采購風險,優(yōu)化資源配置,使采購工作發(fā)揮最大效益。

申請創(chuàng)業(yè)報道，分享創(chuàng)業(yè)好點子。點擊此處，共同探討創(chuàng)業(yè)新機遇！