項目管理不只是管理交付項目所需要的任務,如何計劃、組織和管理團隊對項目產(chǎn)生巨大的影響,項目資源管理 對于項目的成敗起著至關重要的作用。如果你是項目管理新手,你很容易會對資源規(guī)劃、分配、調度等術語和隨之而來的戰(zhàn)術、技術和方法感到困惑。本文將詳細介紹項目資源管理的全過程,供大家參考。
一、什么是項目資源管理?
資源包括人、設備、空間等,是指一切可被開發(fā)和利用的物質、能量和信息的總稱,資源管理簡單來說就是通過最有效的方式來支配有限的資源。項目資源是指一切具有使用價值,可以為項目接受和利用,且屬于項目發(fā)展過程所需求的客觀存在。項目資源管理是針對項目資源的利用、協(xié)調和往來交流所開展的活動,包括計劃、組織、管理和評估人們的工作(人力資源管理)。
二、項目資源管理包括哪些內容?
1.資源計劃
項目資源管理的第一步是制定計劃,不僅僅需要制定多個項目的資源管理計劃,還需要為每個項目制定高層次計劃。項目的高層次計劃是項目經(jīng)理對項目目標、商業(yè)目標、制約因素、交付項目所需的人員、日程表和預算的看法。有了高層次的計劃,就能更好地了解資源能力和項目范圍。
高層次的計劃能幫助你了解項目交付所需的角色。不過,在將這些角色分配到這個新項目之前,你需要制定資源計劃以準確識別這些角色。資源計劃中決定執(zhí)行項目活動需要使用什么資源以及每種資源的數(shù)量。
有了資源計劃,面對公司的新項目,你就可以快速回答以下問題:你能否在不雇傭更多人力資源的情況下完成這些項目?你什么時候能開工,項目對你的底線有什么影響?你可以通過計算項目的盈利能力和潛在招聘流程的成本等來核查這個問題。
2.資源分配
資源分配是充分利用持有資源的過程,因此應該跟蹤資源的績效和使用率。這方面的人力資源管理能夠避開資源使用不足或過度使用,避免員工倦怠。資源分配可以提高公司所有資源的可見性,更準確地預訂資源,與其他項目經(jīng)理更輕松地協(xié)商預訂事宜,以及進行項目培訓。
項目培訓是有效項目資源管理的重要組成部分,有助于向團隊成員介紹他們將要參與的項目的目標、目的和可交付成果。這樣的策略將增加項目透明度,幫助項目經(jīng)理與團隊建立信任。
3.資源調度
為了調整項目日程表、可用資源和項目范圍,資源調度非常重要,因為這樣可以知道什么時候需要安排好資源,制定相應的資源計劃。在進行項目資源調度時,可以使用以下這幾個方法:
●關鍵路徑法(CPM):關鍵路徑法是一種用于確定完成項目可能花費的最長時間的方法。列出所有任務,將它們分為關鍵任務和浮動任務來計算日程表,及標記任務之間的依賴關系。并通過確定項目范圍、完成項目所需任務的列表,以及計劃評審技術來創(chuàng)建任務流。
●計劃評審技術(PERT):這個方法類似于關鍵路徑法,但它使用加權平均持續(xù)時間而不是估算來計算可能的時間框架。使用PERT,需要創(chuàng)建一個任務列表,這些任務之間有依賴關系,包括里程碑和每個任務的預計持續(xù)時間。
●快速跟蹤法:快速跟蹤是項目經(jīng)理用來確定哪些任務可以同時處理的簡單調度方法。了解任務之間的依賴關系,就能了解哪些工作需要在其他任務完成之后才能完成。同理,列出至少部分重疊的任務,就可以加速項目的交付。
4.資源均衡
如果你能通過調整計劃進度表來滿足項目的最后期限,你就可以使用資源均衡。為了使用資源均衡修改計劃進度表,請根據(jù)資源可用性劃分或合并活動,這樣就不會出現(xiàn)團隊成員使用不足或過度使用的情況。
5.評估和報告
基于通過實施資源管理收集到的數(shù)據(jù),比如員工預定時間、時間條目和可用性,你可以評估它們的績效和其他業(yè)務指標。無論是使用電子表格,還是資源管理工具,都可以用它來比較預訂和可用性。
由此產(chǎn)生的指標可以表明,是否有效利用員工時間,或者他們的時間是否被過度利用,還是沒有被充分利用。同理,可以使用這個指標來比較計費時間和員工的記錄工作時間。這樣,就能確定否有效利用項目資源。
6.計算項目預算
當收集預訂和工時表的數(shù)據(jù)時,也可以計算項目的預算。甚至可以使用數(shù)據(jù)來跟蹤整個項目的預算,看看是否在估算成本之內。例如,你可以將預訂與工時表進行比較,看看記錄的工作時間是否等于你的估算時間。
然后,了解員工時薪,這樣就能計算出他們在項目上花費的時間的實際成本,從而確定實際預算。同樣,可以使用電子表格來完成此事,但使用具有報告功能的資源管理工具會更加方便。
三、做好項目資源管理需要什么工具?
很多企業(yè)會使用簡單的電子表格來管理資源,但不建議企業(yè)這樣做,因為隨著業(yè)務的增長,電子表格會變得低效。通過專業(yè)的項目管理工具,可以節(jié)省很多時間,使資源管理變得高效。企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務流程、團隊規(guī)模和所遵循的項目管理方法,來挑選出合適的項目管理工具。
理想情況下,合適的項目管理工具應該包含計劃進度表(例如,日歷視圖)、資源的可用性、資源當前的預約和工時表。也需具備自定義類別或標簽,因為它們能更快導航到當前你所需要的資源,并根據(jù)特定的角色或項目篩選視圖等等。
8MSaaS PM就是這樣的項目管理工具,它結合了資源調度、工時跟蹤、請假管理和自定義報表,涵蓋項目資源管理的全過程。 使用8MSaaS PM,你可以輕松添加預訂,記錄時間條目,管理和調整日歷,并根據(jù)這些數(shù)據(jù)計算你所選擇的指標。8MSaaS PM的集成報表功能,可幫助你輕松使用收集到的數(shù)據(jù),分析員工的工作量、項目預算或公司的投資回收率,通過清晰的項目視圖,做出更科學的有效決策。
雖然資源管理看起來非常復雜,但如果了解清楚資源管理的全過程,就不會那么難了。讓資源管理成為項目管理流程的一部分,更好地利用正確的資源和正確的時間,使項目管理效益最大化提升。關注8MSaaS,了解更多項目管理干貨:http://www.8msaas.cn/
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